Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

1. Die Beteiligten

Verantwortlicher ist die Klassengemeinschaft, vertreten durch die Person, die die Klasse angelegt hat und sie führt. Sie entscheidet, welche Kinder erfasst werden, welche Beträge anfallen und wer Zugang bekommt.

Auftragsverarbeiter ist Eric Warsow, Rahnsdorfer Straße 66, 12623 Berlin, info@klimpo.de. Er stellt die Plattform bereit und verarbeitet die Daten ausschließlich für diesen Zweck.

2. Gegenstand, Dauer und Zweck

Gegenstand ist der Betrieb der Klimpo-Plattform für die Führung einer Klassenkasse: Beiträge festlegen, Zahlungen erfassen, Ausgaben belegen, Erinnerungen verschicken und den Stand für die Beteiligten sichtbar machen.

Die Vereinbarung beginnt mit dem Anlegen der Klasse und endet mit deren Löschung, spätestens ein Jahr nach Ende des Schuljahres.

3. Art der Daten und Kreis der Betroffenen

Daten: Vor- und Nachname der Kinder, Name und Mailadresse der Eltern und Lehrkräfte, Beträge, Zahlungen, Ausgaben und deren Zwecke, Einwände gegen angekündigte Vorhaben samt Begründung, sowie technische Angaben zur Anmeldung.

Betroffene: Kinder der Klasse, ihre Eltern oder Sorgeberechtigten, die Lehrkraft, sofern sie beitritt.

Nicht verarbeitet werden Anschriften, Geburtsdaten, Telefonnummern, Gesundheitsdaten, Angaben zu Herkunft oder Religion, Fotos, Noten oder Zeugnisse. Die Plattform hat dafür keine Felder.

4. Weisungen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Die Bedienung der Plattform gilt als Weisung: Wer ein Kind anlegt, weist damit an, es zu speichern.

Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er das mit und darf ihre Ausführung verweigern.

5. Vertraulichkeit und Sicherheit

• Auf Seiten des Auftragsverarbeiters ist ausschließlich er selbst zum Zugriff berechtigt. Beim Hoster kann technisch befugtes Personal Zugang zum Server haben; dieser ist über den Vertrag nach Art. 28 DSGVO zur Vertraulichkeit verpflichtet. Weitere Personen kämen nur hinzu, wenn sie vorher zur Verschwiegenheit verpflichtet würden.
• Ein Zugriff auf die Datenbank erfolgt nur zur Störungsbeseitigung. Zugriffe über die Anwendung werden protokolliert; ein direkter Zugriff auf die Datei am Server lässt sich technisch nicht durch die Anwendung erfassen.
• Übertragung ausschließlich verschlüsselt über HTTPS.
• Bankverbindung und Zahlungsadresse des Kassenwarts liegen zusätzlich mit AES-256-GCM verschlüsselt, der Schlüssel außerhalb der Datenbank.
• Anmeldung ohne Passwort über einen einmalig gültigen Link. In der Datenbank steht nur dessen Prüfsumme.
• Jeder Aufruf prüft an einer zentralen Stelle die Rolle in genau der Klasse, um die es geht, bevor Daten gelesen oder geschrieben werden. Eine Klasse sieht keine Daten einer anderen.
• Die Datenbank wird jede Nacht automatisch gesichert, zusätzlich vor Eingriffen am Datenbestand. Die Sicherungen liegen auf demselben Server, außerhalb des über das Netz erreichbaren Bereichs, und sind nur für das Konto des Auftragsverarbeiters lesbar. Die nächtlichen Sicherungen werden nach 14 Tagen gelöscht.

Die Maßnahmen entsprechen Art. 32 DSGVO. Sie senken das Risiko, sie beseitigen es nicht.

6. Weitere Auftragsverarbeiter

Der Verantwortliche stimmt der Einschaltung folgender weiterer Auftragsverarbeiter zu:

Weitere kommen nicht hinzu, ohne dass diese Seite geändert und der Verantwortliche informiert wird. Er kann dann widersprechen und die Klasse löschen.

7. Unterstützung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt bei Anfragen betroffener Personen, insbesondere bei Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit. Der Verantwortliche kann das selbst erledigen: In den Einstellungen der Klasse stehen ein vollständiger Export des gesamten Bestands als Datei und die Löschung der ganzen Klasse bereit. Einzelne Familien lassen sich ebenfalls löschen, die Kassenbewegungen eines Schuljahres zusätzlich als Tabelle ausgeben.

Er meldet dem Verantwortlichen unverzüglich, wenn ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wird, und unterstützt bei der Meldung nach Art. 33 DSGVO.

8. Löschung und Rückgabe

Nach Wahl des Verantwortlichen werden die Daten nach Ende der Vereinbarung gelöscht oder herausgegeben. Er kann sie jederzeit selbst exportieren und die Klasse jederzeit selbst löschen; dabei verschwinden auch die hochgeladenen Belegdateien. Ohne abweichende Weisung werden die Daten gelöscht, einschließlich vorhandener Sicherungen, sobald diese turnusmäßig ersetzt werden. Bestehen bleibt allein das Protokoll über Geldbewegungen ohne Namen und ohne Beträge einzelner Familien. Eine darüber hinausgehende Aufbewahrung findet nicht statt, ausgenommen gesetzliche Pflichten.

9. Was der Auftragsverarbeiter darüber hinaus schuldet

Er unterstützt den Verantwortlichen bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO, also bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen an die Aufsichtsbehörde und an betroffene Personen sowie, falls erforderlich, bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und der vorherigen Konsultation.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt und wäre nur auf Weisung zulässig. Verpflichtet ihn das Recht der Union oder eines Mitgliedstaats zu einer Verarbeitung, informiert er den Verantwortlichen vorher, sofern das Recht dies nicht untersagt.

Weiteren Auftragsverarbeitern legt er dieselben Datenschutzpflichten auf, die hier vereinbart sind. Kommt einer von ihnen diesen Pflichten nicht nach, haftet der Auftragsverarbeiter gegenüber dem Verantwortlichen für dessen Verhalten.

10. Nachweise und Kontrolle

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage die Angaben zur Verfügung, die dieser zum Nachweis der Einhaltung braucht. Kontrollen sind nach Ankündigung und zu angemessenen Zeiten möglich.