Alles, was Klimpo kann
Eine Klassenkasse hat drei Sorten Beteiligte, und jede braucht etwas anderes. Deshalb steht hier nach Rollen sortiert, was die App übernimmt, wie man vorgeht und welche Kniffe sich in der Praxis bewährt haben.
Für den Kassenwart: ein Schuljahr von vorn bis hinten
In dieser Reihenfolge passiert es wirklich. Du musst nichts davon vorbereiten, jeder Schritt dauert Minuten.
Klasse anlegen und Liste einlesen
Name der Klasse, Schuljahr, fertig. Die Kinder tippst du nicht ab: Kopier deine Liste hinein, egal ob aus Excel, aus einer Mail oder aus dem Klassenchat. Klimpo erkennt selbst, welche Spalte der Vorname ist, versteht auch „Mahlberg, Lotti" und das Schulformat „MAHLBERG Lotti", erkennt Geschwister und lässt Spalten mit Mailadressen weg. Vor dem Einlesen siehst du jede Zeile und kannst Vor- und Nachname mit einem Klick tauschen.
Eltern mit einem Link dazuholen
Ein Link für alle, einmal in den Verteiler, den es ohnehin gibt. Jede Familie meldet sich selbst an und gibt dabei ihre eigene Adresse ein. Du gibst frei, und wenn der Name zu einem Kind passt, geht das für alle mit einem Tipp. Adressen tippst du nirgends ab.
Vorschau
Eine Spalte mit Mailadressen haben wir weggelassen.
Umlagen anlegen
Zweck, Betrag, Fälligkeit, wer mitmacht. Vier Felder. Für den Ausflug, bei dem drei Kinder nicht mitfahren, hakst du die drei einfach ab. Kommt später ein Kind dazu, nimmst du es nachträglich in die Umlage auf.
Zahlungen abhaken
Zwei Fingertipps je Familie, auch bar auf dem Schulhof. Eltern können melden, dass sie überwiesen haben, du bestätigst den Eingang. Versehen? Zurücknehmen geht mit Namen und Betrag daneben.
Geld, das nicht von Familien kommt
Spende, Erlös vom Kuchenverkauf, Zuschuss vom Förderverein. Zählt sofort zur Kasse, berührt kein Guthaben und steht im Abschluss in einer eigenen Zeile.
Ausgaben und Belege
Was aus der Kasse bezahlt wurde, mit Zweck, Datum und auf Wunsch einem Foto vom Kassenzettel. Alle Eltern sehen die Liste, niemand muss nachfragen, wofür das Geld weg ist.
Gemeinsam entscheiden
Größere Anschaffungen kündigst du vorher an: Zweck, Betrag, Frist. Wer nichts sagt, ist einverstanden, niemand muss zustimmen. Einwände siehst nur du, alle anderen sehen ausschließlich die Anzahl. Dazu der Verfügungsrahmen: der Betrag, bis zu dem du allein entscheidest, von der Klasse einmal abgesegnet.
Wenn etwas schiefgeht
- Kinder und Familien ändern, verschieben, austragen
- Umlagen ändern oder ganz zurücknehmen, auch nachträglich
- Beträge erlassen, wenn eine Familie nicht zahlen kann, ohne dass es jemand sieht
- Guthaben zurückzahlen, etwa wenn ein Kind die Klasse verlässt
- Nichts verschwindet heimlich: jede Korrektur bleibt im Kassenbuch sichtbar
Abschluss und Übergabe
Am Jahresende steht der Kassenbericht fertig da: Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Kassenstand, dazu offene Beträge und Guthaben. Ausdrucken, unterschreiben lassen, fertig. Der Nachfolger bekommt die Kasse mit einem Klick, ohne dass jemand eine Datei sucht.
Wer sich beim Buchen vertan hat, entscheidet vor dem Drucken: Korrekturen weglassen oder mit aufführen. Weggelassene Zeilen werden gezählt und benannt, damit das Blatt aufgeräumt ist, ohne etwas zu verschweigen.
Und jederzeit dazwischen: das Kassenbuch. Jede Bewegung mit Datum, Zweck und dem Stand danach, für alle in der Klasse einsehbar. Namen stehen dort nur für dich.
Läuft nebenher
Erinnerungen gehen von selbst raus, von einer Klimpo-Adresse statt von deiner privaten. Höchstens einmal pro Woche je Familie.
Klimpo meldet sich, wenn Familien auf deine Freigabe warten oder eine Frist abgelaufen ist. Eine Sammelmail, höchstens einmal am Tag. Auch dann, wenn eine Anfrage an einer falschen Mailadresse hängt und jemand auf eine Bestätigung wartet, die nicht kommt. Ist an der Adresse nichts auffällig, schickst du die Bestätigungsmail mit einem Tipp noch einmal los.
Eine Vertretung kannst du eintragen, die alles kann, wenn du krank bist oder im Urlaub.
Am Anfang erinnert Klimpo einmal, falls die Klassenliste oder der Einladungslink noch fehlt. Einmal je Schritt, danach nie wieder.
Für Eltern: eine Seite, die alles beantwortet
Kein Menü, keine Installation, kein Passwort. Ein Link per Mail, und dann steht alles untereinander.
Was du siehst
- Was für dich offen ist, für welches Kind und bis wann
- Kontonummer und Verwendungszweck zum Kopieren statt zum Abtippen
- Was in der Kasse liegt, was hereinkam und wofür es ausgegeben wurde
- Der Klassenkalender: Ausflüge, Fahrten, Elternabende, freie Tage
- Was gerade geplant ist, solange die Frist läuft
Was du machen kannst
- Bescheid geben, dass du überwiesen hast. Der Kassenwart muss dann nicht raten, welche Zahlung zu wem gehört
- Widersprechen, wenn etwas gekauft werden soll, das du für unnötig hältst. Sehen kann das nur der Kassenwart
- Beide Elternteile anmelden, ihr seht denselben Stand, also zahlt niemand doppelt
Für dich offen
20,00 €
Jahresbeitrag für Jonte · fällig seit 15. Oktober
Was andere über dich sehen
Andere Familien erscheinen bei dir nur mit Vorname und erstem Buchstaben, ohne Beträge. Umgekehrt genauso. Wer wie viel offen hat, sieht ausschließlich der Kassenwart. Und wer seine Mailadresse nicht angeben möchte, muss nicht: Das Kind steht trotzdem in der Kasse und wird wie bisher angesprochen.
Für Lehrkräfte: melden, eintragen, mehr nicht
Der Kassenwart trägt dich ein, dann bist du dabei. Du siehst, was die Klasse in der Kasse hat und wofür es ausgegeben wurde.
- Ausgaben melden, wenn du etwas ausgelegt hast. Der Kassenwart bestätigt, und es steht in der Kasse
- Termine eintragen, denn den Wandertag kennst du zuerst
- Zahlungsstände einzelner Familien siehst du nicht, und zwar mit Absicht. Wer zahlt und wer nicht, geht die Schule nichts an
Deine Meldung
Kniffe aus der Praxis
Fragen, die uns Kassenwartinnen und Kassenwarte wirklich geschrieben haben.
Geschwister, gleiche Namen, alles durcheinander
Verschiedene Nachnamen, eine Familie? Schreib in die dritte Spalte denselben Familiennamen, dann zahlen beide einmal. Gleicher Nachname, aber keine Geschwister? Dann fragt Klimpo beim Anlegen nach und legt sie getrennt an. Verschieben geht auch später.
Eine Familie kann nicht zahlen
Erlass den Betrag. Die Forderung verschwindet aus der Liste, die Kasse stimmt weiter, und außer dir sieht das niemand.
Umlage doppelt angelegt
Nimm sie zurück. Schon gezahltes Geld wird Guthaben der Familien und verrechnet sich mit der nächsten Umlage.
Familien ohne Onlinezugang
Setz bei der Familie den Haken „ohne Zugang". Sie bekommt keine Mails, taucht aber in jeder Erinnerungsliste auf, damit du sie persönlich ansprichst.
Zwei Kinder an zwei Schulen
Eine Mailadresse reicht. Tritt beiden Klassen damit bei, dann stehen sie unter „Meine Klassen" nebeneinander, und oben am Klassennamen wechselst du hin und her. Getrennt bleiben sie trotzdem: Kein Kassenwart sieht die andere Klasse.
Erst ausprobieren
Die Übungsklasse ist eine komplette Kasse mit ausgedachten Familien. Dort kannst du buchen, stornieren und löschen. Nach zwei Wochen räumt sie sich selbst weg.
Kind später eingetragen
Nimm es über „Umlage ändern" in die laufende Umlage auf. Sonst steht es mit 0,00 € als erledigt da, obwohl es zahlen soll.
Nächstes Schuljahr
Leg ein neues Schuljahr an, der Kassenstand wandert als Anfangsbestand mit. Das alte bleibt vollständig nachlesbar.
Häufige Fragen
Was kostet Klimpo?
Nichts. Keine Karte, kein Abo, keine Werbung. Kündigen heißt löschen: Wenn es nicht passt, löschst du die Klasse und alles ist weg.
Braucht man eine App aus dem Store?
Nein. Klimpo läuft im Browser, am Handy wie am Rechner. Du kannst die Seite auf den Startbildschirm legen, dann sieht sie aus wie eine App, ohne dass etwas installiert wird.
Hat Klimpo Zugriff auf unser Konto?
Nein, und das ändert sich auch nicht. Überwiesen wird wie bisher auf das Konto des Kassenwarts oder bar übergeben. Klimpo fasst kein Geld an, es schreibt mit.
Müssen alle Eltern mitmachen?
Nein. Wer seine Mailadresse nicht angeben möchte, wird in der Kasse geführt und wie bisher persönlich angesprochen. Die Kasse stimmt trotzdem.
Wer sieht, wer noch nicht gezahlt hat?
Nur der Kassenwart und eine eingetragene Vertretung. Eltern sehen ihren eigenen Stand, andere Familien erscheinen ohne Beträge. Die Lehrkraft sieht gar keine Zahlungsstände.
Was passiert am Ende des Schuljahres?
Du druckst den Kassenbericht und übergibst die Klasse an den Nachfolger. Ein Jahr nach Ende des Schuljahres löscht sich der Datenbestand von selbst.
Können wir Klimpo ausprobieren, ohne echte Namen einzutragen?
Ja. Nach der Anmeldung wartet eine Übungsklasse mit ausgedachten Familien, Zahlungen und Ausflügen. Dort geht keine einzige Mail raus.
Zwei Minuten, dann steht deine Klasse
Und wenn du erst schauen willst: Die Übungsklasse wartet gleich hinter der Anmeldung, mit ausgedachten Familien und ohne jede Mail.