Schulfest und Klassenfest: Ideen mit Zahlen
Sieben Stände mit ehrlichen Zahlen, ein Ablauf über drei Wochen und der Unterschied zwischen einem Fest, das Geld bringt, und einem, das welches kostet.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Klassenfest braucht drei Wochen Vorlauf und sechs bis zehn Helfer. Weniger geht, wird aber hektisch.
- Der häufigste Fehler ist zu viel Programm. Zwei gute Stationen schlagen sechs halbfertige.
- Rechnet mit 60 bis 70 Prozent Beteiligung. Wer für alle plant, wirft Essen weg.
- Ein Stand beim Schulfest bringt 250 bis 700 Euro, ein eigenes Klassenfest kostet meist welches.
- Alles mit Lebensmitteln braucht Absprache und Kennzeichnung. Das ist keine Formsache.
Der Ablauf, rückwärts geplant
Drei Wochen, fünf Schritte. Rückwärts vom Termin geplant, weil so der Einkauf ans Ende rutscht und nicht an den Anfang, wo er zu ungenau ist.
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Drei Wochen vorher
Termin, Ort und Rahmen festlegen
Datum mit der Schule abstimmen, Raum oder Hof klären, Uhrzeit festlegen. Zwei Stunden reichen für ein Klassenfest, drei sind das Maximum.
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Zwei Wochen vorher
Helfer und Stationen verbindlich machen
Eine Liste mit Namen, nicht ein Aufruf in der Gruppe. Wer sich einträgt, kommt. Wer gefragt wird, überlegt es sich.
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Eine Woche vorher
Einkauf planen und Mengen rechnen
Rechnet mit 60 bis 70 Prozent Beteiligung. Wer für alle plant, wirft am Ende Essen weg und hat es aus der Klassenkasse bezahlt.
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Zwei Tage vorher
Aufbau und Zuständigkeiten durchgehen
Wer bringt Tische, wer Strom, wer räumt auf. Der Abbau ist der Teil, für den sich am Ende niemand zuständig fühlt.
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Am Tag danach
Abrechnen, solange es frisch ist
Belege sortieren, Einnahmen zählen, Überschuss in die Kasse buchen. Wer eine Woche wartet, findet die Hälfte der Belege nicht mehr.
Lasst die Helferliste am Elternabend herumgehen statt im Chat zu fragen. Wer sich einträgt, kommt. Wer gefragt wird, überlegt es sich.
Stände mit Ertrag und Aufwand
Sieben Stationen, die überall funktionieren. Die Zahlen sind Erfahrungswerte aus Klassen mit zwanzig bis dreißig Kindern und schwanken mit Wetter und Beteiligung.
| Stand | Ertrag | Aufwand | Worauf es ankommt |
|---|---|---|---|
| Kuchen und Waffeln | 150–400 € | 8–14 h | Läuft überall, braucht wenig Aufbau. Der Ertrag hängt daran, wie viele wirklich backen. |
| Getränke und Punsch | 200–500 € | 10–16 h | Der zuverlässigste Stand. Pfandbecher nicht vergessen, sie sind der halbe Gewinn. |
| Kinderschminken | 80–200 € | 6–10 h | Kostet fast nichts an Material und zieht mehr Familien an als jeder andere Stand. |
| Spielstation mit Preisen | 100–250 € | 10–18 h | Dosenwerfen, Angeln, Sackhüpfen. Die Preise sind der Aufwand, nicht das Spiel. |
| Flohmarkt der Kinder | 150–400 € | 8–14 h | Die Kinder verkaufen selbst, die Klasse bekommt einen Anteil. Lernt am meisten dabei. |
| Tombola | 200–600 € | 18–30 h | Die Arbeit steckt im Einsammeln der Preise. Ab bestimmten Summen genehmigungspflichtig. |
| Fotoecke | 50–150 € | 5–8 h | Ein Hintergrund, ein Stativ, Ausdrucke gegen Spende. Achtung beim Umgang mit den Bildern. |
Zwei gute Stationen schlagen sechs halbfertige. Der häufigste Fehler ist nicht zu wenig Programm, sondern zu viel.
Schulfest oder Klassenfest
Zwei verschiedene Dinge, die oft verwechselt werden. Der Unterschied entscheidet, ob am Ende Geld in der Kasse liegt oder fehlt.
Stand beim Schulfest
- Bringt 250 bis 700 Euro in die Klassenkasse
- Termin, Genehmigung und Aufbau macht die Schule
- Drei bis vier Helfer reichen
- Der beste Weg, die Kasse aufzubessern, ohne einen eigenen Termin zu stemmen
Eigenes Klassenfest
- Kostet meist 50 bis 150 Euro aus der Kasse
- Ihr organisiert alles selbst, von der Genehmigung bis zum Abbau
- Sechs bis zehn Helfer
- Lohnt sich für die Gemeinschaft, nicht für die Kasse. Beides ist in Ordnung, es muss nur vorher klar sein
Entscheidet vorher, welches von beiden ihr macht. Ein Fest, das Geld einbringen sollte und am Ende zweihundert Euro gekostet hat, sorgt beim Kassenbericht für lange Gesichter. Wie der aussieht.
Häufige Fragen
Wie viel Vorlauf braucht ein Klassenfest?
Drei Wochen. Das reicht für Termin, Helfer und Einkauf und ist kurz genug, dass niemand es wieder vergisst.
Ein Schulfest ist etwas anderes: Dort plant die Schule, und ihr übernehmt einen Stand. Der Aufwand ist deutlich kleiner, weil Termin, Genehmigung und Aufbau schon stehen.
Wie viele Helfer braucht man?
Sechs bis zehn für ein Klassenfest, drei bis vier für einen einzelnen Stand.
Wichtiger als die Zahl ist die Form der Zusage. Eine Liste mit Namen und Uhrzeiten bringt Leute, ein Aufruf im Chat bringt Zustimmung. Lasst die Liste am Elternabend herumgehen, dort trägt sich fast jeder ein.
Mit wie vielen Gästen soll man rechnen?
Mit 60 bis 70 Prozent der Familien. Bei vierundzwanzig Kindern also etwa fünfzehn Familien, oft mit Geschwistern.
Wer für hundert Prozent einkauft, wirft am Ende Essen weg, und bezahlt hat es die Klassenkasse. Lieber knapp planen und nachlegen.
Was muss beim Essen beachtet werden?
Drei Dinge. Nichts, was gekühlt werden müsste, wenn ihr nicht kühlen könnt. Keine Cremes mit rohem Ei. Und eine Zutatenliste zu jedem selbstgebackenen Kuchen.
Die Kennzeichnung der Allergene ist auch bei loser Ware vorgeschrieben. Am einfachsten: Jede Familie legt einen Zettel mit den Zutaten dazu. Die Hygieneregeln im Einzelnen.
Braucht ein Schulfest eine Genehmigung?
Auf dem Schulgelände entscheidet die Schulleitung, und sie muss zustimmen. Das ist meist eine Formsache, sollte aber früh geklärt sein.
Außerhalb hängt es vom Ort ab. Für öffentlichen Grund braucht ihr eine Sondernutzungserlaubnis der Gemeinde, und die dauert zwei bis vier Wochen.
Bringt ein Fest Geld ein?
Ein Stand beim Schulfest ja, 250 bis 700 Euro. Ein eigenes Klassenfest meist nicht: Es kostet welches, und das ist auch in Ordnung.
Klärt vorher, welches von beiden ihr macht. Ein Fest, das eigentlich Geld einbringen sollte und am Ende zweihundert Euro gekostet hat, sorgt für lange Gesichter beim Kassenbericht.
Wer zahlt, wenn eine Familie nichts beisteuern kann?
Niemand fragt danach. Ein Fest, bei dem man sehen kann, wer etwas mitgebracht hat, ist ein schlecht geplantes Fest.
Der Weg, der immer funktioniert: Die Klassenkasse kauft das Grundsätzliche, wer will, bringt etwas dazu. Damit gibt es keine Liste und keine Lücke.
Woher die Angaben stammen
- Lebensmittelinformations-Verordnung, Art. 44 · Kennzeichnung von Allergenen bei loser Ware
- Schulordnungen und Hausrecht der Schulen · Genehmigung von Veranstaltungen auf dem Schulgelände
- Landesglücksspielgesetze · Genehmigungspflicht für Tombolas ab bestimmten Summen
- Erfahrungswerte aus Elternbeiräten · Erträge und Zeitaufwand, Stand September 2026
Klimpo ist keine Rechts- und keine Steuerberatung. Bei Streit oder größeren Beträgen fragt die Schulleitung, den Elternbeirat oder eine Beratungsstelle.
Am Tag danach abrechnen
Einnahmen, Ausgaben, Belege. In Klimpo ist das eine Minute, und der Überschuss steht sofort in der Kasse. Wer eine Woche wartet, findet die Hälfte der Belege nicht mehr.
- Kostenlos für Klassen, ohne Abo und ohne Werbung
- Kein Bankzugang, keine Zahlungsabwicklung
- Nichts zu installieren, läuft im Browser
So sieht es aus
In der Klassenkasse
412,50 €
Noch offen
40,00 €
2 Familien
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