Klassenkasse Vorlage: Excel, Word und PDF
Eine Tabelle, die auch bei dreißig Familien, Teilzahlungen und Geschwisterkindern noch aufgeht. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Vorlage gibt es hier als Excel, PDF und Word, kostenlos und ohne Anmeldung.
- Sie rechnet Teilzahlungen, Geschwisterkinder und Guthaben mit, woran die meisten Vorlagen scheitern.
- Drei Blätter: Familien, Umlagen, Ausgaben. Der Kassenstand ergibt sich, er wird nicht eingetippt.
- Eine Tabelle reicht bis etwa zwanzig Familien und vier Umlagen im Jahr. Darüber wird das Nachhalten aufwendiger als das Einsammeln.
Die Vorlagen
Drei Dateien, dieselbe Sache. Nehmt die, mit der ihr am liebsten arbeitet. Kein Konto, keine Mailadresse, kein Newsletter.
Ihr dürft die Vorlagen weitergeben und verändern, auch im Elternverteiler. Nur verkaufen dürft ihr sie nicht.
Wie die Vorlage aufgebaut ist
Die meisten Klassenkassen-Vorlagen sind eine einzige Tabelle: links Namen, oben Beträge, in der Mitte Häkchen. Das funktioniert genau so lange, bis jemand die Hälfte zahlt oder zwei Kinder in derselben Familie sind.
Deshalb sieben Blätter, die aufeinander verweisen. Vier davon füllt ihr, zwei rechnen selbst, eines ist die Anleitung.
Familien und Kinder
Jede Familie einmal, jedes Kind einmal, mit Verweis auf seine Familie. Das ist die Grundlage für alles Weitere. Zwanzig Minuten am Schuljahresanfang, danach nie wieder.
Umlagen und Zahlungen
Was eingesammelt wird, pro Kind. Daneben, was tatsächlich eingegangen ist. Die Differenz rechnet die Tabelle. Teilzahlungen sind vorgesehen, nicht nachträglich hineingebogen.
Ausgaben
Datum, Zweck, Betrag, Beleg vorhanden ja oder nein. Mehr braucht es nicht, und weniger reicht nicht.
Der Kassenstand
Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben. Er wird nie eingetippt. Eine Zahl, die man von Hand setzen kann, ist keine Rechnung, sondern eine Behauptung.
Wer den Kassenstand tippt statt ihn rechnen zu lassen, merkt einen Fehler erst, wenn jemand nachrechnet. Meistens ist das der Nachfolger.
Schritt für Schritt ausfüllen
-
einmalig
Familien und Kinder eintragen
Namen aus der Klassenliste. Bei Geschwistern beide Kinder, aber nur eine Familie. Familien ohne digitalen Zugang bekommen eine Spalte „spricht mich direkt an".
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einmalig
Anfangsbestand setzen
Was aus dem Vorjahr übrig ist oder null. Diese eine Zahl wird eingetippt, alle anderen ergeben sich.
-
je Umlage
Umlage anlegen
Zweck, Betrag pro Kind, Fälligkeit. Wer nicht mitfährt, bekommt eine Null, nicht eine gelöschte Zeile. Gelöschte Zeilen rächen sich beim Abgleich.
-
laufend
Zahlungen abhaken
Betrag eintragen, nicht Häkchen setzen. Ein Häkchen kann keine Teilzahlung und keine Überzahlung abbilden.
-
laufend
Ausgaben eintragen
Am selben Tag, an dem ihr sie tätigt. Belege in einen Umschlag, ohne Ausnahme. Wer sie sammelt und später sortiert, sortiert nie.
-
am Ende
Abrechnung ausgeben
Das Blatt Kassenbericht zieht alles zusammen. Ausdrucken, unterschreiben, am Elternabend vorlegen. Das ist eure Entlastung.
Was kostet ein Ausflug pro Kind?
Die häufigste Rechnung überhaupt, und die häufigste Fehlerquelle: Die Fixkosten werden vergessen oder falsch geteilt.
Je Kind einzusammeln
…
…
Rechnet ausschließlich in deinem Browser. Es wird nichts gesendet und nichts gespeichert.
Rundet den Betrag pro Kind nach oben auf volle fünfzig Cent. Krumme Beträge kosten mehr Rückfragen, als der Rundungsgewinn wert ist.
Wann eine Tabelle kippt
Eine Tabelle ist ein gutes Werkzeug. Sie hat eine Grenze, und die liegt nicht dort, wo man sie vermutet: nicht bei der Zahl der Familien, sondern bei der Sichtbarkeit.
| Woran ihr es merkt | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Ihr führt eine zweite Liste für Bargeld oder Nachzügler | Die Tabelle bildet einen Fall nicht ab. Zwei Listen zu derselben Sache laufen immer auseinander. |
| Ihr werdet gefragt, wie der Stand ist, und müsst nachsehen | Die Zahl ist da, aber nicht sichtbar. Jede Frage kostet euch fünf Minuten, und es fragen dreißig Familien. |
| Ihr zeigt die Datei nicht, weil alle Namen darin stehen | Der eigentliche Punkt. Eine Tabelle kann nur der lesen, der sie besitzt. Damit bleibt der Kassenwart der einzige, der Bescheid weiß, und genau das erzeugt den stillen Verdacht. |
| Beim Wechsel schickt ihr eine Datei und erklärt sie am Telefon | Die Übergabe hängt an einer Person statt an einem Verfahren. |
Wenn nichts davon zutrifft: Nehmt die Vorlage und behaltet sie. Sie ist gut, und sie kostet euch nichts.
Wie ihr die Kasse damit durch das Schuljahr führt, steht unter Klassenkasse verwalten. Am Ende braucht ihr den Kassenbericht, und wenn ihr wissen wollt, in welchem Rahmen das alles stattfindet: Klassenkasse und Recht.
Häufige Fragen
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Kein Konto, keine Mailadresse, kein Newsletter. Herunterladen und benutzen.
Wir geben sie heraus, weil eine Klassenkasse gut geführt gehört, egal womit. Wer damit zurechtkommt, braucht Klimpo nicht.
Funktioniert die Excel-Datei auch mit LibreOffice oder Google Tabellen?
Ja. Die Vorlage benutzt nur Grundfunktionen: Summe, Wenn, SVerweis. Keine Makros, keine Pivot-Tabellen, nichts, was nur in einer Version läuft.
In Google Tabellen lädt ihr sie über Datei › Importieren hoch. Die Formeln werden übernommen.
Wie trage ich Geschwisterkinder ein?
Als zwei Kinder in derselben Familie. Im Blatt Familien steht die Familie einmal, im Blatt Kinder beide Namen mit Verweis auf die Familie.
Das klingt umständlich und ist der Grund, warum die Vorlage funktioniert: Umlagen gelten pro Kind, gezahlt wird pro Familie. Wer beides in eine Zeile presst, rechnet spätestens beim zweiten Kind falsch.
Was mache ich, wenn jemand nur die Hälfte zahlt?
Ihr tragt den Teilbetrag ein. Die Vorlage zieht ihn von der Forderung ab und zeigt den Rest als offen. Ihr müsst nichts überschreiben und nichts nachrechnen.
Wie gehe ich mit Guthaben um?
Zahlt eine Familie mehr als gefordert, steht der Überschuss als Guthaben in der Spalte daneben und wird bei der nächsten Umlage automatisch verrechnet. Am Schuljahresende steht er in der Abrechnung und wird zurückgezahlt oder mitgenommen.
Darf ich die Vorlage weitergeben?
Ja, auch verändert und auch im Elternverteiler. Verkaufen dürft ihr sie nicht.
Wann reicht eine Tabelle nicht mehr?
Drei Anzeichen: Ihr führt eine zweite Liste für Bargeld. Ihr werdet gefragt, wie der Stand ist, und müsst nachsehen. Ihr traut euch nicht mehr, die Datei am Elternabend zu zeigen, weil Namen und Beträge aller Familien darin stehen.
Das ist keine Frage der Größe, sondern der Sichtbarkeit: Eine Tabelle kann nur der lesen, der sie besitzt.
Woher die Angaben stammen
- Eigene Erstellung · Aufbau und Formeln der Vorlage
- Erfahrungswerte aus Elternbeiräten · übliche Beträge und Umlagenzahl
Klimpo ist keine Rechts- und keine Steuerberatung. Bei Streit oder größeren Beträgen fragt die Schulleitung, den Elternbeirat oder eine Beratungsstelle.
Wenn die Tabelle nicht mehr reicht
Klimpo macht dasselbe wie die Vorlage, mit einem Unterschied: Jede Familie sieht ihren eigenen Stand selbst, und niemand sieht den der anderen. Damit hören die Rückfragen auf, und der stille Verdacht hört mit ihnen auf.
- Kostenlos für Klassen, ohne Abo und ohne Werbung
- Kein Bankzugang, keine Zahlungsabwicklung
- Nichts zu installieren, läuft im Browser
So sieht es aus
In der Klassenkasse
412,50 €
Noch offen
40,00 €
2 Familien
Passt dazu